Si su empresa está interesada en incursionar en la modalidad de teletrabajo y está considerando los aspectos necesarios para su implementación, es importante que tenga en cuenta la interacción de 4 componentes fundamentales: tecnológico, administrativo, jurídico y organizacional.
A nivel de tecnología la empresa debe realizar una autoevaluación que le permita identificar el estado actual de las condiciones de infraestructura, servicios de conexión y seguridad de la información, así como los ajustes necesarios para implementar esta nueva modalidad. En el componente administrativo es necesario definir un equipo líder del proyecto y el presupuesto con el que se cuenta para el desarrollo del mismo. A través del componente jurídico es esencial conocer sobre la regulación laboral y actuar conforme a la misma.
El aspecto organizacional abarca los procesos de identificación de actividades y cargos teletrabajables, así como los procesos de evaluación y capacitación de competencias para el teletrabajo. Si bien, se debe establecer una relación continua entre estos cuatro componentes para la implementación del modelo, existe un aspecto que es transversal y crucial para la efectividad del mismo: el manejo del cambio organizacional.
Este concepto se entiende como la transición de un estado claramente conocido y diagnosticado, a un estado futuro identificado y visualizado. Esta definición de cambio nos proporciona el primer elemento clave en la implementación del teletrabajo: por un lado es fundamental conocer los pros y contras de la modalidad organizacional actual, y por otro, tener claridad de los beneficios, riesgos y retos que traerá dicha práctica.
A partir de una visión clara del cambio, es importante que las empresas desarrollen un programa que favorezca la adaptación al mismo por parte de trabajadores, jefes y directivos. 
El Teletrabajo se implementa bajo el manifiesto de voluntariedad por parte del teletrabajador y la empresa, sin embargo siempre habrá personas que se resistan a la idea de trabajar bajo esta nueva modalidad, factor que desfavorece la puesta en marcha del proceso al interior de la organización.
De acuerdo a la teoría del cambio de Kurt Lewin este estado de transición se da a partir de 3 etapas fundamentales: descongelamiento, movimiento y recongelamiento. La etapa de descongelamiento se caracteriza por la resistencia a lo desconocido, miedo a intentar cosas nuevas y sentimientos de ira por lo que se ha perdido o se transformará. El teletrabajo no es ajeno a esta etapa y podemos evidenciar que ante la alusión a esta nueva modalidad organizacional, es normal que algunas personas tiendan a pensar que esta atentará contra su estabilidad laboral, sus derechos y beneficios como trabajador. Otros, percibirán el teletrabajo como una amenaza para su vida, pues sentirán que no cuentan con los conocimientos necesarios sobre las nuevas tecnologías o lo percibirán como un obstáculo para su vida personal y familiar.
Ante estas reacciones de temor y rechazo, las organizaciones deben intervenir rápidamente dando a conocer las razones por las cuales se está impulsando el cambio (antes de que aparezcan los rumores), hacer claridad de la conservación de sus derechos, dar cuenta de las tendencias mundiales y las posibilidades que pueden aportarles como trabajadores. El objetivo debe ser incrementar las fuerzas impulsoras y disminuir las fuerzas restrictivas, es decir que las personas puedan comprender las razones del cambio y la importancia de hacer parte de él, para que poco a poco se vayan desligando de las concepciones negativas.
Posteriormente se hace necesario que los individuos comiencen a “moverse hacia el nuevo estado”, lo cual puede hacerse mediante una re-definición de los procesos de la empresa. Debido a que el teletrabajo es una modalidad que se basa en la confianza y en la productividad por resultados, las organizaciones tendrán que realizar ajustes a sus sistemas de evaluación, brindándole prioridad al cumplimiento de objetivos. Igualmente los modelos de las empresas deben orientarse hacia el mejoramiento continuo de la calidad de vida, estas transformaciones favorecerán el proceso de cambio del trabajador, debido a que percibirá sincronización entre las fuerzas impulsoras y la dinámica organizacional.
Una vez se haya dado este “movimiento”, la nueva situación debe ser recongelada, es decir, se deben desarrollar estrategias para institucionalizar el cambio, de manera tal que todas las personas conozcan sobre el teletrabajo y lo acepten como una alternativa de modalidad laboral.
El proceso de cambio no es sencillo ni corto, de hecho cada una de las personas atraviesa estas tres etapas en lapsos de tiempo diferente, de acuerdo a su nivel de resistencia y/o las expectativas que tengan frente al cambio. Por lo tanto es necesario que las empresas sean conscientes de este proceso y contemplen dentro de la implementación un plan estratégico para favorecer la adaptación al cambio. De la efectividad de este proceso dependerá que las personas se adapten al cambio o permanezcan como un gran obstáculo en el proceso.
Diana López Zuñiga
Comisión Asesora de Teletrabajo
Colombia Digital
*Imagen tomada de Getty Images