En todas las empresas para las que he trabajado siempre he visto problemas que se pueden resolver fácilmente con la ayuda de las TIC y una de las principales ayudas, poco rebuscadas y muy útiles es la llamada hoja electrónica u hoja de cálculo, disponible en programas como lotus123 o el popular Excel.
De un tiempo para acá se ha dado todo un “boom” de plataformas que pretenden ser mejor unas que otras y que finalmente recogen un mismo objetivo en su trasfondo: manejar unos cientos de datos y permitir al usuario final generar algunos reportes preestablecidos. Esto es buenísimo, imaginen requerir un informe y que por medio de las tablas dinámicas se pueda consolidar en tan solo un par de minutos o que por ejemplo el jefe pida el reporte del total de ventas de un período específico y con solo hacer clic en un botón ya están los resultados, más claros que el agua. La importancia de esto no es sólo la rapidez sino en fiabilidad de los datos, ofrece una alternativa adicional a la administración en cuanto al orden, eficiencia y control de información.
A donde quiero llegar es que en medio de un ajetreado día, gracias a estas herramientas podemos mirar cuáles son los alcances de aquellos datos que necesitamos y para luego volcarlos en una hoja de cálculo y establecer algunas resultantes que solemos llamar estadísticas. De este modo, podríamos ganarle tiempo al tiempo además que se va a contar con todo un proceso adicional automatizado y que no va a generar inconvenientes a la administración para la toma de decisiones ni costos elevados de adquisición de conocimiento tecnológico. Esto es posible gracias a las hojas de cálculo, ya que permiten elaborar informes de manera resumida, rápida y eficiente, con relación al tiempo, marcar tendencias, analizar cifras de ventas, obtener resultados o cualquier otra cosa que se necesite.
El planteamiento de los famosos cuadros en hoja electrónica ha pasado de crear un cuadro de resultado por uno de lo que en bases de datos podríamos llamar tabla. Las tablas en una base de datos son técnicamente hablando un ordenamiento de filas (cada registro, el encabezado del campo) y columnas (cada campo) que contiene la tabla. Es recomendable no elaborar tablas muy grandes a fin de no sobresaturar nuevamente la recolección de datos e incluir los datos que sean de nuestro interés para obtener lo esperado.
Todo esto apunta a que el manejo de una hoja electrónica puede resolver esos pequeños problemas en la oficina cuando se deben apagar incendios al inicio o final de la semana de trabajo. Estos últimos 20 años que llevo trabajando con hojas de cálculo me ha permitido comprender la naturaleza simple y fácil de elaborar un informe de manera, rápida eficiente, segura y eficaz siempre y cuando se efectué un estudio juicioso y coherente de lo que se quiere.
Ejemplos de esto hay muchos: el control de la famosa caja menor, crear un ambiente de horarios de actividades, generar una gráfica de Gantt sobre un conjunto de actividades, entre otros, las posibilidades son infinitas, es solo cuestión de voluntad de las empresas de querer implementar estos sencillos métodos no para almacenar información sino para apagar incendios con una poderosa ayuda: la hoja de cálculo.
Andrés Bejarano
Consultor Regional Caldas y Antioquia
Corporación Colombia Digital
andresbejarano@colombiadigital.net
www.colombiadigital.net
1 comentario
Buen post!