Administración de la P.H. en tiempos de crisis: Tres procesos relevantes para su ejecución

La administración, la aplicación del denominado proceso administrativo en una propiedad horizontal, un tema complejo de ejecución en tiempos normales, y sin palabras para describirlo en tiempos de crisis como los generados por el problema mundial de salud pública: Covid-19.

La nueva normalidad generó cambios en todos los sectores económicos y sociales, la propiedad horizontal no es la excepción. La adaptación y la reestructuración de algunos procesos y actividades ha sido necesaria: asambleas virtuales, restricción de acceso a zonas comunes, canal de recolección de expensas comunes, implementación de protocolos de bioseguridad… y por otro lado incremento de problemas de convivencia, cartera morosa, problemas de seguridad física.

El uso de las TIC´s (Tecnologías de Información y Comunicación), llámense correos electrónicos, reuniones virtuales, grupos en redes sociales, vídeo llamadas, están a la orden del día. Sin embargo, no se debe olvidar que la tecnología es un acelerador de la gestión.  Es una herramienta que ayuda a mejorar la eficiencia de algunos procesos, de agilizar algunas veces, la comunicación.  Pero, un llamado de atención,  no se pueden olvidar ni desconocer los conceptos básicos, los procesos previamente definidos, las reglas iniciales, el conocimiento de la normatividad que aplica y rige para cada caso.

La figura de la propiedad horizontal, y el objeto definido, como reza en el artículo 1º de la Ley 675 de 2001, es la regulación del dominio de derechos de propiedad exclusiva sobre bienes privados y derechos de copropiedad sobre terrenos (huella), y bienes o zonas comunes, con el fin de garantizar la función social de la propiedad, seguridad y convivencia pacífica de sus moradores.

La función social ideal de una propiedad, y la meta estratégica de una P.H. es el uso, aprovechamiento y utilización de la misma al 100% con los menores costos sociales que sea posible, es decir, con la adecuada conservación y mantenimiento de las zonas comunes, promoviendo la sana y pacífica convivencia entre los miembros de la comunidad, cumpliendo con las normas urbanísticas definidas en el POT o por la unidad de planeación zonal respectiva (UPZ), garantizando la seguridad física de la infraestructura y de quienes la habitan, siendo responsables con la normatividad ambiental… y todas las actividades que requiere la denominada gestión de la operación de un inmueble, gestión de activos (norma ISO 55000), facility management o administración de P.H.

En tiempos normales, en tiempos de crisis, en el pasado, presente y futuro es necesario implantar e implementar un adecuado sistema de gestión de activos, el cual debe estar enfocado en tres factores o procesos relevantes: Gestión Operativa, Gestión Financiera y Gestión de Riesgos, en términos generales cada uno de estos procesos se encuentra estructurado o comprende los siguientes ítems:

1. Gestión Operativa.    Mantenimiento, seguridad, ambiental, servicios generales, atención usuarios, servicios públicos.

2. Gestión Financiera.   Presupuestos, cartera, proveedores, expensas comunes.

3. Gestión de Riesgos. Análisis, proyección y ejecución de acciones acorde a panoramas de riesgos en infraestructura, seguridad física, ambientales, seguridad y salud en el trabajo (SG-SST), factores externos (económicos, sociales, políticos).

Estos tres procesos de gestión o administración de la propiedad horizontal, están, en concordancia con lo expuesto y definido en el artículo 50, de la Ley 675 de 2001, donde se especifican las funciones del administrador, con facultades de ejecución, conservación, representación y recaudo. 

Un gestor, un administrador, un gerente, en tiempos normales y no tan normales, debe optimizar los recursos disponibles, debe evaluar y reducir los costos inherentes a la operación sin disminuir las condiciones de seguridad y bienestar de los integrantes de la copropiedad y del staff administrativo, debe optimizar mediante la innovación los procesos de comunicación utilizando los canales físicos y virtuales disponibles, debe ejecutar acciones coherentes con la situación del momento que impacten positivamente en la función social de la propiedad: utilizar, compartir y disfrutar en comunidad en un ambiente seguro, conservado, limpio, agradable, acorde a las normas y leyes vigentes con el menor costo económico para sus copropietarios.

Un Facility Manager debe ser eficaz y eficiente en la ejecución de la gestión operativa, financiera y de riesgos, procesos que componen un estructurado sistema de gestión de activos. Un administrador de P.H., como si se tratará de un buen practicante de tiro con arco: no debe disparar flechas a todos los blancos y en todos los momentos, debe apuntar y disparar sus proyectiles solo a las dianas seleccionadas en el tiempo preciso, a las que realmente contribuyen al cumplimiento de los objetivos y las metas trazadas para garantizar la estabilidad y sostenimiento de la propiedad horizontal.

Nelson Oswaldo Sandoval Rojas.

@N3LSONSANDOVAL

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