Antes de hablar de organizaciones 2.0 es necesario resolver las inquietudes de los procesos -1.0 (lo que no digitalizamos ni analizamos).
Hoy en día, en medio del entorno dinámico que testificamos, las personas y las organizaciones deben desarrollar la capacidad de tener ‘trauma cero’. Es decir, ser tan eficientes en la renovación de sí mismas como lo son en las actividades que las han hecho exitosas.
Generar tal capacidad de ‘trauma cero’ conlleva a articular de manera inteligente la información de su pasado, su presente y su futuro. Es decir, conocer y aprender de su pasado; entender y gestionar efectivamente su presente; y actuar proactivamente para el futuro venidero.
Articular estos tiempos es articular la información entre ellos. Registrar mediante escritura, es el punto de quiebre entra la prehistoria y la historia para que las civilizaciones dieran un gran salto en su desarrollo: en la prehistoria, la información y el conocimiento se transmitían de manera oral y sin registro; en la historia, las civilizaciones ‘deciden’ utilizar la escritura y el lenguaje como medio de registro para hacer fluir información y conocimiento entre individuos, tiempos y lugares.
Pasado:
Aunque usted pueda pensar que la prehistoria pasó hace miles de años, la realidad es que como individuos y organizaciones nos ‘sumergimos’ en la prehistoria (un pasado sin registro representativo y sustancial), de no pocos procesos en nuestras entidades: ¿tiene por casualidad el registro sobre cómo solucionó, hace 6 meses, ese problema en una de las líneas de su planta de producción, que tuvo a su equipo de técnicos ‘bregando’ por todo lado y con la línea parada tres días hasta resolverlo? O tal vez ¿tiene usted, como programador o líder de un equipo de desarrollo de software, el registro sobre cómo se solucionó ese Error *** en tiempo de ejecución, que lo tuvo hace unos meses ejecutando, paso a paso, el código de programación durante una semana hasta que fue solucionado, todo para que hoy vea con desencanto que vuelve a encontrarse el mismo error en otro programa? Respuestas negativas a este tipo de preguntas son ejemplos de cómo el pasado (cosas que sucedieron en el tiempo que pasó) se vuelve ‘incierto’ cuando no se registra.
Es por ello que cuando registramos el presente abrimos la posibilidad de que el pasado se vuelva información.
Moraleja: identifique qué procesos importantes, en los cuales ha habido grandes esfuerzos de la organización, los está sumiendo en la prehistoria por no registrarlos.
Pero el pasado es solo un componente, miremos los otros dos: el presente y el futuro.
Presente:
Según la Real Academia Española la definición de presente es: «todo aquello que está delante o en presencia de uno, o concurre con él en el mismo sitio y tiempo».
En el contexto de lo que estamos hablando ‘presente como información’, estamos hablando del cúmulo de actividades, hechos, transacciones que hacen parte del dinamismo actual. Al ‘registrar’ el presente como información, estamos tratando de asegurarle un orden y previsibilidad al futuro al que están vinculados a los hechos.
Si por casualidad alguien en su organización no registra una orden de pedido en su sistema, es muy difícil que éste pueda ser despachado. Pero aún es más frecuente que algunos comerciales de las empresas prometan una entrega inmediata sin saber si tienen stock, o peor aún, sin saber si están programados en la línea de producción. Estos son ejemplos de cómo la carencia de registros de información presente puede conducir a no pocos problemas en el presente y en el futuro cercano.
En el mundo de las Tecnologías de Información y Comunicación (TIC), desde años atrás los ERPs (Enterprise Ressources Planning) pretenden ser una plataforma e infraestructura para integrar y articular el pasado y el presente a partir de sus diferentes fuentes de información. Hoy en día, con tales sistemas en la nube, la ubicuidad de la información se convierte en un tesoro para la organización y el trabajo del día a día de sus colaboradores.
Futuro:
Las organizaciones efectivas convierten en información los datos del pasado, los integran con la información del presente de sus diferentes áreas, para generar un entendimiento y conocimiento sobre el entorno complejo e incierto que las rodea, de modo que puedan identificar y aprovechar oportunidades futuras y latentes.
Vincular la información del presente y aquella del futuro cercano ocurre menos de lo que quisiéramos, sobre todo porque para muchos el día a día, es un continuo de ‘apagar incendios’. Frecuentemente, estamos tan enredados con el presente que nos decimos ‘esperemos que salgamos de este cuello de botella para poder mirar lo que viene’. Allí nos quedamos, siempre sin abordar lo venidero.
Pero veamos un par de esas preguntas del futuro cercano: ¿sabe cuál es esa dupla de productos que está creciendo 30% por encima del promedio de su portafolio de productos y sus clientes respectivos?, o quizás ¿sabe permanentemente cuáles son los clientes que, a la fecha, están tomándose 25% más del tiempo previsto para pagar? Estas son informaciones importantes que le muestran ‘tendencias instantáneas’ que sus propios datos le pueden proporcionar, si ha sabido integrar la información del pasado, del presente y del futuro cercano en su organización.
«Las organizaciones efectivas convierten en información los datos del pasado y los integran con la información del presente»
Es importante anotar que, con frecuencia, articular la información entre los diferentes tiempos se convierte en un proceso de mejoramiento continuo en el ‘tratamiento y uso’ de la información y los datos de la organización. Mejoramiento que conduce además, a cambiar sustancialmente la actitud de la organización hacia sí misma y hacia su entorno, pasando de ser enteramente reactiva (reaccionar a los problemas), a ser más pre-activa (prepararse para el futuro venidero); y finalmente a ser pro-activa (entender que la mejor forma de hacer frente al fututo no es adaptándose a él sino aventurándose a generarlo).
Hemos querido que esta entrega de la columna ‘Simplemente Innovar’ sirva de marco contextual y referencial para la presentación de una serie entregas de nuestra columna que partan de procesos menos uno punto cero (-1.0), en empresas inmersas en la desinformación y la prehistoria; hasta procesos 1.0, en empresas que hacen un registro y articulación estructurada entre su pasado, presente y futuro.
Así podremos propiciar una reflexión sobre las organizaciones 2.0 bajo un nuevo paradigma de registro: los datos y la información pueden carecer de estructura, no son intencionales o de la voluntad de alguien, y más bien, hacen parte de un ecosistema con tipologías de información, dispositivos y actores que hoy reunimos dentro de lo que llamamos Big Data.
Contenido original publicado en www.colombiadigital.net